Das Beispielhaus
Drei Wohnungen, Zentralheizung mit Warmwasser, Abrechnungszeitraum 1.1.2025 bis 31.12.2025. Alle Namen und Zahlen sind erfunden.
| Wohnung | Mietpartei | Wohnfläche | Personen | Vorauszahlung |
|---|---|---|---|---|
| Wohnung 1 | Mieter A | 60 m² | 2 | 200,00 € im Monat |
| Wohnung 2 | Mieter B | 80 m² | 3 | 350,00 € im Monat |
| Wohnung 3 | Mieter C | 70 m² | 1 | 220,00 € im Monat |
| Haus | 210 m² | 6 |
Abrechnung für Wohnung 1
| Abrechnung | Betriebskosten 2025 |
| Vermieter | Vermieter V |
| Mietpartei | Mieter A, Wohnung 1 |
| Abrechnungszeitraum | 1.1.2025 bis 31.12.2025, 365 Tage |
| Nutzungszeit | 1.1.2025 bis 31.12.2025, 365 Tage |
| Wohnung | 60 m², 2 Personen |
Kosten und Anteil
| Kostenart | Gesamtkosten | Schlüssel | Anteil | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer§ 2 Nr. 1 BetrKV | 630,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 180,00 € |
| Wasserversorgung§ 2 Nr. 2 BetrKV | 1.260,00 € | Verbrauch | 40 von 140 m³ | 360,00 € |
| Entwässerung§ 2 Nr. 3 BetrKV | 840,00 € | Verbrauch | 40 von 140 m³ | 240,00 € |
| Heizung und Warmwasser§ 2 Nr. 6 BetrKV | 4.200,00 € | HeizkostenV | siehe Anlage | 1.116,00 € |
| Straßenreinigung§ 2 Nr. 8 BetrKV | 126,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 36,00 € |
| Müllbeseitigung§ 2 Nr. 8 BetrKV | 540,00 € | Personen | 2 von 6 | 180,00 € |
| Gebäudereinigung§ 2 Nr. 9 BetrKV | 420,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 120,00 € |
| Gartenpflege§ 2 Nr. 10 BetrKV | 315,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 90,00 € |
| Allgemeinstrom§ 2 Nr. 11 BetrKV | 105,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 30,00 € |
| Gebäudeversicherung§ 2 Nr. 13 BetrKV | 840,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 240,00 € |
| Summe | 9.276,00 € | 2.592,00 € | ||
| Vorauszahlungen12 × 200,00 € | −2.400,00 € | |||
| Nachzahlung | 192,00 € |
Erläuterung der Schlüssel
- Wohnfläche: Fläche der Wohnung im Verhältnis zur Wohnfläche aller Wohnungen.
- Personen: Bewohner der Wohnung im Verhältnis zu allen Bewohnern des Hauses, im Jahresdurchschnitt.
- Verbrauch: Wohnungswasserzähler kalt und warm, abgelesen am 31.12.2025.
- HeizkostenV: je 70 % nach Verbrauch und 30 % nach Wohnfläche, getrennt für Heizung und Warmwasser. Rechenweg in der Anlage.
- Nicht umgelegt: Verwaltung, Kontoführung und die Reparatur der Dachrinne. Sie sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Anlage: Heizung und Warmwasser
| Position | Gesamt | Schlüssel | Anteil | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Heizung, Grundkosten 30 % | 1.008,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 288,00 € |
| Heizung, Verbrauch 70 % | 2.352,00 € | Heizkostenverteiler | 2.000 von 8.400 Einh. | 560,00 € |
| Warmwasser, Grundkosten 30 % | 252,00 € | Wohnfläche | 60 von 210 m² | 72,00 € |
| Warmwasser, Verbrauch 70 % | 588,00 € | Warmwasserzähler | 14 von 42 m³ | 196,00 € |
| Heizung und Warmwasser | 4.200,00 € | 1.116,00 € | ||
| darin CO2-Kosten22,0 kg CO2 je m²: Mieter 70 %, Vermieter 30 % | 294,00 € | wie oben | 78,12 € |
Gesamtkosten Heizung und Warmwasser 4.326,00 €, davon CO2-Kosten 420,00 €. Der Vermieteranteil von 126,00 € ist bereits abgezogen. Warmwasseranteil laut Wärmezähler 20 %.
Probe: alle drei Wohnungen
| Kostenart | Gesamt | Wohnung 1 | Wohnung 2 | Wohnung 3 |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 630,00 € | 180,00 € | 240,00 € | 210,00 € |
| Wasserversorgung | 1.260,00 € | 360,00 € | 630,00 € | 270,00 € |
| Entwässerung | 840,00 € | 240,00 € | 420,00 € | 180,00 € |
| Heizung und Warmwasser | 4.200,00 € | 1.116,00 € | 1.782,00 € | 1.302,00 € |
| Straßenreinigung | 126,00 € | 36,00 € | 48,00 € | 42,00 € |
| Müllbeseitigung | 540,00 € | 180,00 € | 270,00 € | 90,00 € |
| Gebäudereinigung | 420,00 € | 120,00 € | 160,00 € | 140,00 € |
| Gartenpflege | 315,00 € | 90,00 € | 120,00 € | 105,00 € |
| Allgemeinstrom | 105,00 € | 30,00 € | 40,00 € | 35,00 € |
| Gebäudeversicherung | 840,00 € | 240,00 € | 320,00 € | 280,00 € |
| Summe | 9.276,00 € | 2.592,00 € | 4.030,00 € | 2.654,00 € |
| Vorauszahlungen | 9.240,00 € | 2.400,00 € | 4.200,00 € | 2.640,00 € |
| Ergebnis | 192,00 € nach | 170,00 € zurück | 14,00 € nach |
Die Anteile der drei Wohnungen ergeben zusammen wieder die Gesamtkosten. Bleibt ein Rest, stimmt ein Schlüssel nicht oder eine Wohnung fehlt.
Pflichtangaben
Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 259 BGB). Bei mehreren Wohnungen verlangt der Bundesgerichtshof mindestens vier Angaben.
| Angabe | Was hineingehört |
|---|---|
| Gesamtkosten | Je Kostenart der Betrag, der auf die Wohnungen verteilt wird. |
| Umlageschlüssel | Welcher Schlüssel gilt, mit kurzer Erläuterung, soweit er nicht aus sich heraus verständlich ist. |
| Anteil des Mieters | Die Rechnung vom Gesamtbetrag zum Anteil der Wohnung. |
| Vorauszahlungen | Abzug der Vorauszahlungen der Mietpartei, daraus Nachzahlung oder Guthaben. |
Formeller oder inhaltlicher Fehler?
Fehlt eine der vier Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB wahrt dann nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung, die noch rechtzeitig beim Mieter ist.
Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, machen die Abrechnung nicht unwirksam. Sie lassen sich berichtigen. Eine höhere Nachforderung ist nach Fristablauf aber ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
Gesamtkosten: welcher Betrag?
Es genügt der Betrag, der je Kostenart auf die Wohnungen verteilt wird. Hat der Vermieter nicht umlegbare Anteile vorher herausgerechnet, muss er diesen Rechenschritt nicht offenlegen (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15).
Weitere übliche Angaben
- Abrechnungszeitraum und Nutzungszeit der Mietpartei, bei Mieterwechsel taggenau.
- In der Heizkostenabrechnung der Anteil des Mieters an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG).
- Ein Hinweis, wo und wie die Belege eingesehen werden können (§ 556 Abs. 4 BGB).
Kostenarten nach § 2 BetrKV
Umlegbar ist nur, was der Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Der Katalog der Betriebskostenverordnung hat 17 Nummern.
Alle 17 Kostenarten
| Kostenart | Beispiele | Nr. |
|---|---|---|
| Öffentliche Lasten | Grundsteuer | 1 |
| Wasserversorgung | Wassergeld, Zählermiete, Eichung | 2 |
| Entwässerung | Schmutz- und Niederschlagswasser | 3 |
| Heizung | Brennstoff, Wartung, Messdienst | 4 |
| Warmwasser | Zentrale Warmwasserversorgung | 5 |
| Verbundene Anlagen | Heizung und Warmwasser aus einer Anlage | 6 |
| Aufzug | Betriebsstrom, Pflege, Prüfung | 7 |
| Straßenreinigung und Müll | Gebühren, Müllabfuhr | 8 |
| Gebäudereinigung | Treppenhaus, Ungezieferbekämpfung | 9 |
| Gartenpflege | Rasen, Hecken, Spielplatz | 10 |
| Beleuchtung | Strom für Treppenhaus, Keller, Außenlicht | 11 |
| Schornsteinreinigung | Kehrgebühren, soweit nicht unter Nr. 4 | 12 |
| Versicherungen | Gebäude- und Haftpflichtversicherung | 13 |
| Hauswart | Hausmeister, ohne Verwaltung und Reparaturen | 14 |
| Antenne, Breitband, Glasfaser | Betriebsstrom, Prüfung der Anlage | 15 |
| Wäschepflege | Gemeinschaftswaschmaschine | 16 |
| Sonstige Betriebskosten | Nur wenn im Mietvertrag einzeln benannt | 17 |
Kabelfernsehen seit Juli 2024
Grundgebühren für Breitbandanschlüsse und Entgelte für die Kabelweitersendung sind nur bis 30. Juni 2024 umlegbar (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Für die Abrechnung 2025 bleiben bei Nr. 15 im Wesentlichen Betriebsstrom und Prüfung der Anlage.
Typische Fehler
- Gesamtkosten fehlen. Nur der Anteil der Wohnung steht da. Die Abrechnung ist dann formell unwirksam.
- Schlüssel nicht erklärt. Der Mieter kann den Anteil nicht nachrechnen.
- Verwaltung und Reparaturen umgelegt. Sie sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Schlüssel ohne Vereinbarung. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche, für erfassten Verbrauch der Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB).
- Leerstand auf die Mieter verteilt. Der Anteil einer leeren Wohnung bleibt beim Vermieter.
- Mieterwechsel nicht zeitanteilig. Grundkosten nach Tagen, Verbrauch nach Zwischenablesung (§ 9b HeizkostenV).
- Heizkosten nur nach Fläche. Der Mieter darf um 15 Prozent kürzen. Heizkostenabrechnung
- CO2-Kosten nicht aufgeteilt. Kürzung um 3 Prozent (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). CO2-Rechner
- Zu spät beim Mieter. Die Nachforderung entfällt. Fristen
Mehr zur Abrechnung
Quellen
Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung und ohne Gewähr. Im Einzelfall hilft eine Anwältin, ein Anwalt oder ein Eigentümerverband.