Die Fristen
| Was | Frist | Vorschrift |
|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum | Abgerechnet wird jährlich. | § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB |
| Abrechnung an den Mieter | Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. | § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB |
| Einwendungen des Mieters | Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung. | § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB |
| Anpassung der Vorauszahlungen | Nach einer Abrechnung, durch Erklärung in Textform. | § 560 Abs. 4 BGB |
Beispiele
| Abrechnungszeitraum | Abrechnung beim Mieter bis | Einwendungen |
|---|---|---|
| 1.1.2025 bis 31.12.2025 | 31.12.2026 | 12 Monate ab Zugang |
| 1.7.2024 bis 30.6.2025 | 30.6.2026 | 12 Monate ab Zugang |
| 1.10.2024 bis 30.9.2025 | 30.9.2026 | 12 Monate ab Zugang |
Wenn eine Frist verstreicht
Abrechnung kommt zu spät
Eine Nachforderung des Vermieters ist ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das Gesetz schließt nur die Nachforderung aus.
Mieter widerspricht zu spät
Nach Ablauf der zwölf Monate kann der Mieter keine Einwendungen mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB).
Was heißt „mitgeteilt“?
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist mitgeteilt sein. Wer kurz vor Fristende verschickt, sollte den Zugang belegen können.
Teilabrechnungen und Belege
Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Auf Verlangen muss er Einsicht in die Belege gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
Gelten andere Fristen im Mietvertrag?
Eine Vereinbarung, die von diesen Regeln zum Nachteil des Mieters abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).
Typische Fehler
- Zu spät beim Mieter. Die Nachforderung entfällt.
- Kosten ohne Vereinbarung. Umlegbar ist nur, was im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB).
- Verwaltung und Reparaturen umgelegt. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Falscher Umlageschlüssel. Ohne Vereinbarung gilt der Anteil an der Wohnfläche, für erfassten Verbrauch ein Maßstab nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB).
- Heizkosten nur nach Fläche. Bei zentraler Heizung sind 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Sonst darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
- Mieterwechsel ohne Zwischenablesung. Bei Nutzerwechsel ist der Verbrauch der betroffenen Räume abzulesen (§ 9b HeizkostenV).
- CO2-Kosten nicht aufgeteilt. Fehlt die Aufteilung in der Heizkostenabrechnung, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). CO2-Kosten aufteilen
- Vorauszahlungen fehlen. Die geleisteten Vorauszahlungen jedes Mieters gehören in die Abrechnung.
Ausnahme: In Häusern mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, gehen Vereinbarungen im Mietvertrag der HeizkostenV vor (§ 2 HeizkostenV).
Checkliste
- Abrechnungszeitraum und Fristende notiert
- Alle Rechnungen des Zeitraums gesammelt
- Nur Kostenarten, die der Mietvertrag nennt
- Verwaltung und Reparaturen herausgenommen
- Umlageschlüssel je Kostenart wie vereinbart
- Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch, mit CO2-Aufteilung
- Mieterwechsel und Leerstand zeitanteilig berücksichtigt
- Vorauszahlungen je Mieter abgezogen
- Nachzahlung oder Guthaben je Mieter ausgewiesen
- Zugang beim Mieter belegbar
- Belege für die Einsicht bereitgelegt
- Vorauszahlungen für das nächste Jahr geprüft
Quellen
Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung und ohne Gewähr. Im Einzelfall hilft eine Anwältin, ein Anwalt oder ein Eigentümerverband.